Юридические услуги для развития вашего бизнеса

Качественно. Оперативно. Профессионально. Конфиденциально.
Главная› Все категории› Правовая информация для бизнеса› Риски при передачи ЭЦП

Риски при передачи ЭЦП

24 Ноября, 2021

Сейчас каждая компания в процессе своей деятельности использует ЭЦП (электронно-цифровая подпись), по сути, она заменяет собственноручную подпись руководителя и печать на электронных документах.

В работе ЭЦП часто передается сотрудникам или третьим лицам. При этом мало кто задумывается, что такая передача ЭЦП может за собой повлечь серьезный ущерб компании, как материальный, так и репутационный.

Давайте рассмотрим, чем грозит передача ЭЦП и какие риски для компании могут быть в этом случае:

1. Совершение нелегитимных регистрационных действий;

2. Подлог официальных документов компании;

3. Получение и передача третьим лицам конфиденциальной информации;

4. Подписание ошибочно либо некорректно составленных документов (н-р,  налоговой отчетности).

Имея доступ к банковским счетам и цифровой подписи руководителя, можно:

5. Оформление фиктивных сделок;

6. Начисление премий или выведение со счетов компании материальных средств.

⠀

Как обезопасить себя при работе с ЭЦП? В каком случае можно передать электронную подпись:

1          Шаг.

Компания может получить ЭЦП как на руководителя, так и на уполномоченных сотрудников для решения определенных бизнес-задач.

Например, ЭЦП от юридического лица может получить:

⠀1) Первый руководитель;

⠀2) Сотрудник с правом подписи;

⠀3) Сотрудник с правом подписи финансовых документов;

⠀4) Сотрудник отдела кадров;

⠀5) Сотрудник организации.

На интернет-ресурсе НУЦ РК можно выпустить до 50 цифровых подписей на первого руководителя в течении одного месяца. Каждая из них уникальна, благодаря чему можно отследить действие конкретного работника, которому передана конкретная цифровая подпись. 

При этом права и ограничения у каждого сотрудника будут разные.

            

 

Первый руководитель

Сотрудник с правом подписи

 

Сотрудник с правом подписи финансовых документов

Сотрудник отдела кадров

Сотрудник организации

Вход на сайты госуслуг и получение справок

+

+

+

+

+

Подписание электронных документов

+

+

-

 

 

Подписание финансовых документов

+

-

+

 

 

Получение ЭЦП на других сотрудников

+

+

-

+

 

Отзыв ЭЦП других сотрудников

+

+

-

+

 


2        шаг

Необходимо четко регламентировать процесс использования ЭЦП первого руководителя при его передаче ответственным сотрудникам:

1)           Разработать внутренние правила использования ЭЦП и утвердить их приказом;

2)           В должностной инструкции сотрудников, которые будут пользоваться ЭЦП должны быть отражены права, обязанности и ответственность за неправомерное использование предоставленной ему подписи;

3)           Для передачи полномочий требуется издать доверенность и приказ на право использования главной подписи компании, где также ограничить круг полномочий сотрудника;

4)           Если ЭЦП передаете сотруднику с правом подписи финансовых документов, то обязательно заключите договор о материальной ответственности и о неразглашении конфиденциальной информации.

 

         3 Шаг

При увольнении сотрудников - своевременно отзывайте ЭЦП. 

 

Комментарии

Оставить комментарий:

Другие материалы по теме