"Некоторые вопросы кадрового делопроизводства"

07 июня 2018

Некоторые вопросы кадрового делопроизводства

 

Каждый работодатель сталкивается с процедурой приема на работу, увольнения с работы своих сотрудников. Проблем не возникает, если в организации создан отдел кадров и процедура приема на работу четко регламентирована. Но если у вас в штате нет специалиста по кадровым вопросам, предлагаем вам следующую последовательность действий работодателя при приеме на работу и увольнении с работы вашего сотрудника.

 

Как оформить сотрудника на работу?

Основные действия работодателя при приеме нового работника на работу:

  1. Принять заявление работника, которое пишется на имя руководителя организации - работодателя в свободной форме и регистрируется (журнал регистрации заявлений работников).
  2. Запросить документы, необходимые для заключения трудового договора - удостоверение личности, документ об образовании, трудовая книжка, медицинская справка. Полный перечень документов указан в ст. 31 Трудового кодекса РК.

3. Заключить с работником трудовой договор в письменной форме не менее чем в 2 экземплярах, который подписывается сторонами.

4. Заключить с работником договора о полной материальной ответственности, если он принимается на должность, влекущую материальную ответственность лица. После заключения трудового договора необходимо заключение договора о полной материальной ответственности.

5. Вручить экземпляр трудового договора и договора о полной материальной ответственности работнику.

6. Издать приказ о приеме на работу.

7. Ознакомить работника с приказом о приеме на работу.

8. Ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, коллективным договором.

Работодатель обязан ознакомить принятого работника под роспись со всеми внутренними правилами и инструкциями, которые работнику необходимо знать и которыми необходимо руководствоваться при осуществлении своих должностных обязанностей.

9. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника при ее наличии.

10. Оформить личное дело работника. Состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем. Утвержденной формы личного дела нет.

 

Как уволить сотрудника по собственному желанию?

На первый взгляд, расторжение трудового договора по инициативе работника не должно создавать каких-либо проблем для работодателя, т.к. сам сотрудник в этом заинтересован.

Однако не все так просто. Если в ходе процедуры увольнения не будет соблюден предусмотренный законом порядок - это может привести к длительным судебным спорам между бывшими сторонами трудового договора.

Ниже приводим основные действия работодателя при увольнении сотрудника по собственному желанию:

  1. Принять заявление от работника, в котором указано основание - увольнение «по собственному желанию», дата увольнения, фамилия и подпись работника (желательно, чтобы заявление было написано собственноручно с указанием даты увольнения);
  2. Получить от работника письменное предупреждение (это и есть заявление) не менее чем за один месяц. Трудовой договор, с согласия работодателя, можно расторгнуть до истечения срока уведомления. Сезонные работники предупреждают об увольнении за семь дней.

3. Издать приказ об увольнении, в котором указать основание увольнения. Вручить приказ работнику либо направить ему письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней со дня его издания. Не торопитесь издавать приказ в день написания заявления, т.к. любое уведомление может быть отозвано работником до окончания срока уведомления.

  1. Выдать документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, в день прекращения трудового договора. По требованию работника (в том числе бывшего) в течение пяти рабочих дней с момента обращения выдать справку с указанием специальности (квалификации, должности), времени работы и размера заработной платы, характеристику-рекомендацию, содержащую сведения о квалификации работника и его отношении к работе, а также другие документы.

Не забудьте поставить в трудовой книжке порядковый номер, вписать дату заполнения, информацию об увольнении, номер и дату приказа, печать организации.

  1. Выплатить суммы, причитающиеся работнику не позднее трех рабочих дней после прекращения трудовых отношений. Работнику должна быть выплачена оставшаяся заработная плата, компенсация за неиспользованный период отпуска, иные, причитающиеся, суммы.
  2. Оформить личную карточку работника - на последней странице карточки фиксируются сведения о расторжении трудового договора: статья и дата увольнения. Лицо, ответственное за ведение карточек ставит свою подпись и получает подпись сотрудника. После этого карточка Т-2 помещается в архив. Многие пренебрегают заполнением этой карточки, хотя она очень важна для подтверждения и исчисления стажа работы и начисления пенсий.
  3. Уведомить о расторжении договора с работником военкомат (если сотрудник является военнообязанным лицом), миграционную службу (если сотрудник – иностранец), судебных исполнителей (при наличии в организации исполнительного лица на увольняющего сотрудника).

 

 

Другие материалы по теме