Документы при приёме на работу в Казахстане: что нужно знать работодателю?

Какие документы нужны при приёме на работу в Казахстане?

Работодатели обязаны соблюдать законодательство и правильно оформлять все кадровые бумаги. Ошибки в документах приводят к штрафам, судебным разбирательствам и спорам с сотрудниками.

Как избежать ошибок?
Разбираем всё по пунктам.

Какие документы нужны при приёме на работу в Казахстане? Полный перечень.

При оформлении нового сотрудника важно собрать все необходимые документы. Их можно разделить на три группы:

Документы, предоставляемые работником
Документы, оформляемые работодателем
Дополнительные документы в зависимости от должности и сферы деятельности

1. Какие документы должен предоставить работник при приеме на работу в Казахстана?

Согласно статье 32 Трудового кодекса Республики Казахстан, работник обязан предоставить работодателю:

Документ, удостоверяющий личность (удостоверение личности для граждан РК, для иностранцев — паспорт, вид на жительство, удостоверение лица без гражданства или удостоверение беженца).
Документ об образовании (диплом, сертификаты, лицензии, если для должности требуется подтверждённая квалификация).
Документ, подтверждающий трудовую деятельность (если сотрудник имеет трудовой стаж, это может быть трудовая книжка или выписка из неё).
Документ о прохождении предварительного медицинского осмотра, если это необходимо по закону.
Справка об отсутствии судимости (обязательно для работы в образовательных, медицинских, спортивных и социальных организациях).

Дополнительно могут потребоваться:

Разрешение на работу (если сотрудник — иностранец без статуса ПМЖ в Казахстане).
Медицинская книжка (для работников общественного питания, торговли, медицины).
Справка с предыдущего места работы (если сотрудник принимается по совместительству, должна содержать информацию о характере выполняемых обязанностей).
ИИН (индивидуальный идентификационный номер) — для иностранных работников предоставляется в виде отдельной справки.

2. Какие документы работодатель должен оформить при приёме на работу в Казахстане?

Трудовой договор – основной документ, регулирующий трудовые отношения. В нём должны быть чётко прописаны условия работы, должностные обязанности и зарплата.
Приказ о приёме на работу – подтверждает факт трудоустройства сотрудника.
Личная карточка сотрудника – содержит персональные данные, информацию о карьере в компании.
Должностная инструкция – определяет круг обязанностей сотрудника, снижая риски споров.
Согласие на обработку персональных данных – обязательно в соответствии с Законом РК «О персональных данных и их защите».
Договор о материальной ответственности – если сотрудник работает с деньгами, товаром или оборудованием.
Договор о коллективной материальной ответственности – применяется в случаях, когда несколько сотрудников несут совместную ответственность (например, продавцы в магазине, официанты в ресторане). В случае недостачи сумма убытков делится между всей группой работников, что мотивирует их контролировать друг друга.
Договор об обязательном страховании работника – в соответствии с требованиями законодательства. Отсутствие такого договора при наличии сотрудников в штате может привести к штрафам.

3. Дополнительные документы

В зависимости от специфики работы могут потребоваться:

Сертификаты о прохождении профильного обучения (например, для врачей, учителей, водителей).
Справка об отсутствии судимости (если работа связана с детьми, финансами, медициной).
Разрешение на работу (для иностранных граждан).
Медицинская книжка (в общественном питании, торговле, медицине).

Частые ошибки работодателей и их последствия

1. Отсутствие трудового договора

Некоторые работодатели принимают сотрудников «по устной договорённости», но это нарушение закона.

При проверке трудовой инспекцией отсутствие трудового договора может привести к штрафам для работодателя.
В случае конфликта работник может подать жалобу в трудовую инспекцию, которая проведёт проверку и также наложит санкции на работодателя.
Если сотрудник работал без договора и его уволили, он может обратиться в суд, доказать факт работы (например, с помощью переписки, свидетельских показаний) и потребовать компенсацию за вынужденный прогул.

2. Ошибки при оформлении испытательного срока

Максимальный срок испытания – до 3 месяцев (до 6 месяцев – для руководителей и главных бухгалтеров).
Испытательный срок должен быть прописан в трудовом договоре, иначе работодатель не сможет ссылаться на него при увольнении.
Важно! В Казахстане нет понятия «стажировка» в законодательстве. Если работодатель принимает сотрудника на «стажировку» без оформления, это является нарушением. Любой испытательный период должен быть оформлен как испытательный срок в трудовом договоре.

3. Незаконное увольнение

Если сотрудник уволен без законных оснований, он может обратиться в суд, требовать восстановления в должности и выплаты компенсации.
Нарушение процедуры увольнения (например, отсутствие уведомления, неправомерное применение статьи ТК РК) также ведёт к судебным разбирательствам и штрафам.

4. Нарушения в кадровом учёте

Ошибки в трудовых книжках, личных карточках сотрудников, табелях учёта рабочего времени могут привести к проверкам и штрафам от трудовой инспекции.

Как избежать проблем с сотрудниками?

Документы при приёме на работу в Казахстане помогают работодателям избежать рисков и штрафов. Без них компания может столкнуться с серьёзными проблемами с инспекцией труда.