Правильно оформить сотрудника с первого дня, значит защитить себя от трудовых споров, штрафов инспекции труда и претензий при взгляде. В этой статье полный перечень документов при приеме на работу в Казахстане в 2026 году: что обеспечивает сотруднику, который оформляет работодателю, актуальные штрафы и типичные ошибки, которые обходятся дороже всего.
Какие документы обеспечивают при приеме на работу в Казахстане работника
Согласно статье 32 Трудового кодекса РК работник обязан предоставить работодателю следующие документы.
1. Документ удостоверяющий личность. Для граждан Казахстана — удостоверение личности. Для иностранных граждан — паспорт, вид на жительство, удостоверение лица без гражданства или удостоверение беженца.
2. Документ об образовании. Диплом, сертификат, лицензия — если должность требует подтверждённой квалификации. Для большинства позиций документ об образовании не является обязательным, но работодатель вправе его запросить.
3. Документ подтверждающий трудовой стаж. Трудовая книжка или выписка из неё — если сотрудник имеет опыт работы. С переходом на электронный учёт в ЕСУТД трудовая книжка постепенно теряет обязательный характер, однако многие работодатели продолжают её вести.
4. Документ о прохождении медицинского осмотра. Предварительный медосмотр обязателен для работников во вредных условиях труда, в сфере общественного питания, торговли, медицины, работы с детьми, а также для водителей. Перечень категорий утверждён Приказом Минздрава РК № ҚР ДСМ-131/2020. Для водителей и работников с вредными условиями дополнительно предусмотрены предсменные и послесменные осмотры.
5. Справка об отсутствии судимости. Обязательна при трудоустройстве в образовательные, медицинские, спортивные и социальные организации. В остальных случаях — по усмотрению работодателя. С ноября 2025 года работодатели могут запрашивать справку о судимости потенциальных сотрудников самостоятельно через eGov.kz при наличии письменного согласия работника.
Для иностранных работников дополнительно потребуются: ИИН, разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, если применимо, документы подтверждающие легальный статус пребывания в Казахстане. Гражданам стран ЕАЭС (России, Беларуси, Кыргызстана, Армении) патент при оформлении трудового договора не нужен. Подробнее об особенностях найма иностранных сотрудников — в статье «Как нанять иностранца на работу в Казахстане: визы, разрешения, риски и ответственность работодателя».
Какие документы оформляет работодатель при приёме на работу в Казахстане
Это обязательный пакет, который работодатель формирует самостоятельно, независимо от того, какие документы принёс сотрудник.
1. Трудовой договор. Основной документ регулирующий отношения работодателя и сотрудника. Должен содержать обязательные условия по ТК РК: место работы, должность, дату начала, режим рабочего времени, размер оплаты труда. Скачанный из интернета шаблон нередко не содержит всех обязательных условий, при споре это работает против работодателя. О том, какие условия обязательно должны быть в договоре и какие ошибки встречаются чаще всего — в статье «Трудовой договор: что нужно знать работодателю в Казахстане».
2. Регистрация трудового договора в ЕСУТД через hr.enbek.kz. Сведения о договоре вносятся в течение 5 рабочих дней со дня подписания. Это обязательное требование для всех работодателей в Казахстане. С 12 марта 2026 года за невнесение сведений в ЕСУТД введены следующие штрафы:
- Должностные лица: 30 МРП (129 750 тг) за первое нарушение, 60 МРП (259 500 тг) за повторное
- Малый бизнес и НКО: 60 МРП (259 500 тг) / 80 МРП (346 000 тг) повторно
- Средний бизнес: 80 МРП (346 000 тг) / 100 МРП (432 500 тг) повторно
- Крупный бизнес: 150 МРП (648 750 тг) / 200 МРП (865 000 тг) повторно
3. Приказ о приёме на работу. Оформляется на основании подписанного трудового договора и подтверждает факт трудоустройства.
4. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка. Сотрудник знакомится с ПВТР под подпись до начала работы. Без этого работодатель не сможет законно применить дисциплинарное взыскание.
5. Согласие на обработку персональных данных. Обязательно в соответствии с Законом РК «О персональных данных и их защите». С марта 2026 года срок действия согласия не может превышать срок необходимый для целей обработки. Сотрудник вправе отозвать согласие — работодатель обязан прекратить обработку данных в течение 15 рабочих дней.
6. Соглашение о материальной ответственности. Обязательно для сотрудников, которые работают с деньгами, товаром или оборудованием. Может быть индивидуальным или коллективным. Без этого документа взыскать ущерб при хищении или недостаче через суд будет значительно сложнее.
7. NDA — соглашение о неразглашении. Оформляется при необходимости, если сотрудник работает с коммерческой тайной или конфиденциальной информацией компании.
Если вести весь этот пакет документов самостоятельно нет возможности — кадровое сопровождение SD Legal Pro закрывает оформление под ключ: от трудового договора до регистрации в ЕСУТД.
Оформление документов при приёме на работу несовершеннолетних в Казахстане
Трудоустройство подростков — отдельная зона повышенного внимания инспекции труда. Ошибки здесь влекут серьёзную ответственность.
- С 14 лет — допускается лёгкий труд в свободное от учёбы время. Трудовой договор подписывает родитель или законный представитель. Работодатель обязан получить письменное согласие родителя.
- С 15 лет — если подросток получил основное среднее образование, трудовой договор может быть заключён самостоятельно.
Документы при оформлении несовершеннолетнего сотрудника: удостоверение личности или свидетельство о рождении, письменное согласие родителя или законного представителя, справка из учебного заведения, медицинская форма 086/у. Проверить сведения о трудовой деятельности можно через eGov.kz в разделе «Сведения о трудовой деятельности».
Дополнительные документы при приёме на работу в зависимости от должности
Для отдельных категорий сотрудников пакет документов расширяется.
- Для руководителей и главных бухгалтеров испытательный срок может быть установлен до 6 месяцев. Для обычных сотрудников — до 3 месяцев. Для малого бизнеса и ИП — до 1 месяца по соглашению сторон. Условие об испытательном сроке обязательно включается в трудовой договор.
- Для работников с вредными условиями труда — дополнительные медицинские документы, специальные условия в договоре, предсменные и послесменные осмотры.
- Для совместителей — справка с основного места работы подтверждающая характер выполняемых обязанностей.
- Для специалистов с лицензируемой деятельностью — врачи, педагоги, водители — профильные сертификаты и разрешения.
Типичные ошибки работодателей при оформлении документов на работу в Казахстане
1. Сотрудник работает без трудового договора. Устная договорённость — нарушение закона. При проверке инспекции труда отсутствие договора влечёт административную ответственность. При конфликте сотрудник может доказать факт работы через переписку и свидетельские показания, и потребовать компенсацию через суд.
2. Договор не зарегистрирован в ЕСУТД. Самое распространённое нарушение. С марта 2026 года штрафы существенно выросли — от 129 750 тг. для должностных лиц до 648 750 тг. для крупного бизнеса за первое нарушение.
3. Испытательный срок не прописан в договоре. Если условие об испытании не включено в трудовой договор, работодатель не вправе ссылаться на него при увольнении. Важно: в казахстанском законодательстве понятие «стажировка» отсутствует. Любой испытательный период оформляется исключительно как испытательный срок в трудовом договоре.
4. Нет соглашения о материальной ответственности. Сотрудник работает с деньгами или товаром, а документа нет. При хищении или недостаче взыскать ущерб через суд будет значительно сложнее.
5. Сотрудник не ознакомлен с ПВТР под подпись. Без этого любое дисциплинарное взыскание можно успешно оспорить.
6. Согласие на обработку персональных данных оформлено без срока. С марта 2026 года работодатель обязан обеспечить возможность отзыва согласия и прекратить обработку данных в течение 15 рабочих дней после отзыва.
Чек-лист: обязательные документы при приёме на работу в Казахстане
Минимальный пакет, который должен быть оформлен при найме каждого сотрудника:
- Трудовой договор с обязательными условиями по ТК РК
- Регистрация договора в ЕСУТД через hr.enbek.kz в течение 5 рабочих дней
- Приказ о приёме на работу
- Подпись об ознакомлении с ПВТР
- Согласие на обработку персональных данных
- Соглашение о материальной ответственности для предусмотренных должностей
Для иностранных сотрудников дополнительно: документы подтверждающие легальный статус, разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, если применимо.
Если хотите убедиться, что кадровые документы в вашей компании оформлены правильно или выстроить документооборот с первого сотрудника — напишите нам. Разберём ситуацию и подскажем, что нужно исправить.
Оставьте заявку
Часто задаваемые вопросы
1. Какие документы нужны при приёме на работу в Казахстане в 2026 году?
Сотрудник предоставляет: удостоверение личности, документ об образовании, если требуется, документ о трудовом стаже, справку об отсутствии судимости для отдельных должностей, медицинскую форму для определённых категорий. Работодатель оформляет: трудовой договор, приказ о приёме, регистрацию в ЕСУТД, ознакомление с ПВТР, согласие на обработку персональных данных, соглашение о материальной ответственности если применимо.
2. В какой срок нужно зарегистрировать трудовой договор в ЕСУТД при приёме на работу?
Сведения о трудовом договоре вносятся через hr.enbek.kz в течение 5 рабочих дней со дня подписания. С марта 2026 года за нарушение этого срока введены штрафы от 129 750 тг. для должностных лиц до 648 750 тг. для крупного бизнеса.
3. Можно ли принять сотрудника на стажировку без оформления трудового договора в Казахстане?
Нет. В казахстанском законодательстве понятие «стажировка» без оформления трудовых отношений отсутствует. Любой период работы включая испытательный срок оформляется трудовым договором. Работа без договора влечёт административную ответственность работодателя.
4. Нужна ли трудовая книжка при приёме на работу в Казахстане?
Трудовая книжка не является обязательным документом для заключения трудового договора. С развитием ЕСУТД электронный учёт трудовой деятельности постепенно замещает бумажные книжки. Если у сотрудника есть трудовая книжка, работодатель обязан вносить в неё записи.
5. Какие штрафы грозят за невнесение трудового договора в ЕСУТД в Казахстане?
С марта 2026 года: должностные лица — 30 МРП (129 750 тг) за первое нарушение, 60 МРП (259 500 тг) за повторное. Крупный бизнес — 150 МРП (648 750 тг) и 200 МРП (865 000 тг) соответственно. При трудовом споре отсутствие договора создаёт дополнительный риск выплаты компенсации за весь период неоформленной работы.
6. Можно ли оформить сотрудника по договору ГПХ вместо трудового договора в Казахстане?
Можно, если отношения действительно гражданско-правовые: разовая или проектная работа без подчинения внутреннему распорядку. Если человек работает регулярно и выполняет функцию должности — договор ГПХ при наличии признаков трудовых отношений может быть переквалифицирован с доначислением всех обязательных платежей и штрафом.
7. Как оформить на работу несовершеннолетнего сотрудника в Казахстане?
С 14 лет — лёгкий труд в свободное от учёбы время, обязательно письменное согласие родителя. С 15 лет — при наличии основного среднего образования. Документы: удостоверение личности или свидетельство о рождении, согласие родителя, справка из школы, медицинская форма 086/у.
8. Какие документы нужны при приёме на работу иностранного гражданина в Казахстане?
Помимо стандартного пакета: паспорт, ИИН, документы подтверждающие легальный статус пребывания в РК. Для граждан стран не входящих в ЕАЭС — разрешение на привлечение иностранной рабочей силы. Гражданам ЕАЭС патент при оформлении трудового договора не нужен.
Больше ценной информации для бизнеса в нашем Telegram-канале