Как правильно подготовиться к тендеру? Пошаговый чек-лист для вашего бизнеса.

Грамотная подготовка к тендеру – это ключевой фактор успешного участия в закупках. Ошибки в документах, неверное оформление или нарушение сроков могут привести к отказу. Чтобы избежать этого, важно знать все нюансы подачи заявки.

 

Как проходит подготовка к тендеру? Какие документы нужны, как избежать ошибок и пройти отбор – расскажем в пошаговом чек-листе.

 

Проверьте, готовы ли вы к тендеру прямо сейчас!

 

Закупки — это не просто способ заработать, а реальный шанс вывести бизнес на новый уровень.

Крупные заказы, долгосрочные контракты, уверенность в завтрашнем дне — звучит как мечта.

Но без подготовки эта мечта может обернуться кошмаром.
Ошибки в документах, просроченная подпись или невнимательность к условиям — и вы уже вне игры. А на кону не только контракт, но и репутация.

Серьёзно, заказчики не прощают промахов, особенно теперь, когда по новым правилам даже одна опечатка может стать поводом для отклонения заявки.

 

Система закупок становится всё жёстче, а проверка участников — всё тщательнее.

 

Любая неточность может привести к отказу, даже если ваш бизнес полностью соответствует требованиям.

 

Мы в «SD Legal PRO» за 17 лет помогли тысячам компаний выигрывать тендеры.

Видели сотни историй — от провалов из-за одной ошибки до контрактов на миллионы.
И понимаем: страхи, мифы и предрассудки мешают бизнесу заходить в закупки.

Но наш опыт доказывает: Если действовать по уму, всё получается.

 

Специально для вас мы собрали подробный чек-лист, который покажет:

1. Готовы ли вы к тендерам прямо сейчас?

2. Что потребуется, если вы всерьёз задумались об участии?

Это не просто список — это ваш план, который сделает сложное простым и понятным.
Пройдите его — и подготовьтесь к победе.

Поехали!

Прежде чем подавать заявку, убедитесь, что ваш бизнес соответствует требованиям.
Одна ошибка — и заявку отклонят без разбирательств.

Что нужно проверить?

Шаг 1. Приведите компанию в порядок

Документы компании

• Устав, свидетельство о регистрации, выписка из ЕГРЮЛ должны быть актуальны. Доверенности и учредительные документы, если участвуете через представителя.

Виды деятельности

• ОКВЭД должны совпадать с темой тендера. Не совпадают? Срочно вносите изменения в налоговой.

Долги и обязательные платежи

• Никаких задолженностей перед налоговой и госорганами. Даже долг в 1000 тенге может привести к отклонению заявки.

Юридический адрес и контакты

• Адрес должен быть реальным, телефон и почта – рабочими. Неверный номер или неактуальный e-mail – повод для отказа.

Оборудование и персонал

• Документы на технику: свидетельства, договоры аренды, паспорта. Документы на сотрудников: приказы о приёме, трудовые книжки, дипломы.

 

Совет: Сделайте ревизию документов заранее. Лучше потратить день на проверку, чем потерять контракт из-за мелочи.

 

Шаг 2. Зарегистрируйтесь на нужных площадках

Тендеры бывают разные:

Государственные закупки РК

• Портал государственных закупок — основной ресурс для участия в государственных тендерах Казахстана.

Квазигосударственный сектор

Совет: Фокусируйтесь на тех площадках, где реально можете выиграть тендер.

 

Шаг 3. Получите ЭЦП

Без электронной подписи вы просто не сможете участвовать.

1. Оформите ЭЦП в Национальном удостоверяющем центре РК.
2. Установите необходимое ПО и драйверы.
3. Проверьте срок действия ЭЦП.

Ошибка: подача заявки в последний день, когда истёк срок действия ЭЦП.

Совет: Установите напоминание за месяц до окончания срока.

 

Шаг 4. Подготовьте необходимые документы

Документы — ключевой фактор при участии в тендерах. Даже если ваша компания идеально подходит по всем параметрам, отсутствие или ошибка в одном файле может привести к отказу.

Что нужно подготовить?

1. Устав компании: Актуальная версия, без исправлений.
2. Свидетельство о регистрации: Подтверждение легальности бизнеса.
3. Доверенность: Если заявку подаёт не руководитель, оформите нотариально.
4. Финансовая отчётность: За последний год — заказчики проверяют вашу устойчивость.
5. Опыт: Сканы договоров, актов выполненных работ, счетов-фактур за последние 10 лет. Чем больше кейсов, тем лучше.
6. Отзывы и рекомендации: Письма с положительными отзывами, благодарности, контакты заказчиков для проверки.
7. Квалификационные документы:

• Для сотрудников: приказы о приёме, трудовые договоры, книжки, дипломы, сертификаты.
• Для компании: лицензии, сертификаты, разрешительные документы.

 

Совет: Создайте отдельную папку с полным комплектом документов и регулярно её обновляйте.
Оптимально — раз в три месяца, чтобы на момент подачи заявки не тратить время на поиск и сбор бумаг.

 

Шаг 5. Мониторинг закупок

Чтобы не пропускать подходящие закупки:

• Подпишитесь на рассылки тендерных площадок.
• Используйте автоматические системы поиска тендеров.
• Выбирайте тендеры, реально соответствующие вашим возможностям.

 Ошибка: гонка за любыми крупными тендерами.

 

Совет: Выбирайте не по сумме, а по шансам на победу.

 

Шаг 6. Изучите условия тендера

Здесь важна максимальная внимательность. Каждое слово в тендерной документации имеет значение.

Что нужно проверить?

Соответствие требованиям

• Подходит ли ваш опыт под условия тендера?
• Соответствует ли регион работы требованиям?
• Проходите ли по финансовым критериям?

Себестоимость и рентабельность

• Все затраты учтены?
• Останетесь ли в плюсе при выполнении контракта?
• Готовы ли участвовать на предложенных условиях?

Обеспечение заявки и контракта

• Какая сумма обеспечения заявки?
• Сколько составит обеспечение исполнения контракта?
• Каковы сроки внесения и возврата?

Сроки выполнения

• Реально ли успеть поставить товар или выполнить работы?
• Есть ли риски задержек со стороны поставщиков или подрядчиков?

Финансовая устойчивость

• Требуется ли она в тендере?
• Соответствуют ли ваши показатели критериям?
• Проверьте данные в личном кабинете тендерной площадки.

Совет: Составьте таблицу соответствия требованиям. Это поможет сразу увидеть слабые места заявки и избежать лишних рисков.

Шаг 7. Оплатите тариф за платформу (если требуется)

Для участия в тендерах на некоторых платформах требуется оплата тарифа. Сделать это нужно заранее, чтобы избежать блокировки доступа в момент подачи заявки.

Государственные закупки Республики Казахстан – www.goszakup.gov.kz

Поставщики оплачивают услугу за использование портала.

• Тариф зависит от суммы заявок и договоров.
• Ознакомиться с актуальными тарифами можно в разделе «Тарифы» на портале.

Важно: Тариф действует до 31 декабря текущего года, независимо от даты подключения.

 

Процесс оплаты:

1. Создание лицевого счёта: После регистрации создайте лицевой счёт в разделе «Профиль участника» → «Лицевой счет».
2. Пополнение баланса: Перечислите нужную сумму на банковский счёт оператора портала (реквизиты в разделе «Тарифы»).
    Оплачивать должен зарегистрированный поставщик, иначе платёж не зачтётся.
3. Подтверждение оплаты: После поступления денег (до 3 рабочих дней) зайдите в «Мои услуги», выберите акт оказанных услуг, подпишите ЭЦП и нажмите «Подтвердить оплату».

Важно: Оплатить нужно в течение 5 рабочих дней с момента подписания акта. Если этого не сделать, доступ к подаче заявок и заключению договоров будет ограничен.

Самрук-Казына – zakup.sk.kz

• Оплата за регистрацию или доступ не требуется.

Коммерческие тендерные платформы (TenderPro, B2B Center, Etender)

• Условия оплаты различаются.
• Доступны разовые платежи и подписки.
• Оплата производится онлайн на сайте платформы.

Совет: Если участвуете в тендерах регулярно, отслеживайте оплату заранее. Заблокированный доступ в день подачи заявки = потерянный контракт.

 

Шаг 8. Подача заявки

Это финальный этап подготовки, где важна точность и своевременность. Любая задержка или ошибка может стоить вам участия в тендере.

Что нужно сделать?

1. Подготовьте все документы заранее, чтобы не искать их в последний момент.
2. Проверьте срок подачи – подавайте заявку заранее, а не в последний день.
3. Если требуется обеспечение заявки, внесите его вовремя – банк или платформа могут задержать платёж.
4. Заложите резервное время на возможные технические сбои при подаче заявки.
5. Проверяйте документы дважды – ошибка в одном файле может привести к отклонению.

‼️ Ключевые нюансы, которые могут повлиять на заявку

Техническая спецификация

• Все характеристики должны строго соответствовать требованиям тендера.
• Пропуск одного слова или неверная формулировка могут стать причиной отказа.
• Используйте точные единицы измерения и термины, указанные в документации.

Место регистрации компании

• В ряде закупок участвовать могут только компании, зарегистрированные в регионе выполнения работ.
• Если есть территориальные ограничения, убедитесь, что ваша компания им соответствует.

Договоры аренды оборудования и помещений

• Они должны быть действительны не только на момент подачи заявки, но и до окончания срока выполнения работ.

Обеспечение заявки

• Если тендер разбит на несколько лотов, может потребоваться отдельное обеспечение на каждый.
• Одна банковская гарантия или один платёж на всю заявку могут привести к её отклонению.
• Если обеспечение в виде банковской гарантии, оригинал необходимо передать организатору до окончательного срока подачи заявок.
• В банковской гарантии точно прописываются наименование конкурса, номер лота.
• Срок действия гарантии должен соответствовать требованиям тендерной документации и отсчитываться от даты вскрытия заявок.
• Сумма обеспечения должна быть точной до тиын.

Сотрудники

• Для электронных закупок сотрудники должны иметь действующую ЭЦП и подтвердить место работы.
• Трудовые договоры сотрудников должны быть зарегистрированы на enbek.kz.
• Для бумажных конкурсов прикладываются трудовые договоры (срок их действия должен быть не менее срока закупок), дипломы и сертификаты.

Учредительные документы

• Для бумажных конкурсов могут потребовать нотариально заверенные учредительные документы.

Совет: Проверьте заявку перед отправкой по чек-листу. Это снизит риск отказа по формальным причинам и увеличит ваши шансы на победу.

 

Шаг 9. Заключение контракта и исполнение обязательств

Если ваша заявка одобрена — поздравляем! Это значит, что вы прошли все этапы подготовки и сумели доказать свою надёжность. Теперь главное — качественно выполнить условия контракта.

Что важно помнить?

 — Нарушение условий контракта = штрафы и попадание в «черный список».

 — Задержки поставок, несоответствие товаров или услуг требованиям, отказ от исполнения договора — всё это может привести к блокировке участия в будущих тендерах.

Вывод

Многие боятся тендеров, потому что считают процесс сложным. Но на самом деле это возможность для роста, стабильность и уверенность в завтрашнем дне.

 

Наши клиенты строят бизнес на тендерах уже более 10 лет.
Один из них начинал с мелких поставок, а теперь работает с Samruk-Kazyna на миллиарды тенге.

У нас есть специалисты, которые знают все подводные камни участия в закупках.
Мы помогаем компаниям проходить этот путь без ошибок и выигрывать контракты.

 

Хотите войти в тендеры быстро и без головной боли?

Записывайтесь на консультацию — разберём ваш случай и подготовим стратегию участия!

 

Хотите быть в курсе самых актуальных новостей бизнеса и изменений в законодательстве? Подписывайтесь на наш Telegram-канал и получайте важную информацию первыми!