Как правильно использовать ЭЦП: делегирование полномочий и законные механизмы

Использование ЭЦП в Казахстане стало важным инструментом для современного бизнеса, упрощая документооборот и взаимодействие с государственными органами.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) активно применяется для сдачи отчетности, подписания договоров и других операций. Однако существуют строгие правила работы с ЭЦП в Казахстане, и их нарушение может привести к серьёзным правовым последствиям.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с ЭЦП, включая делегирование полномочий, и как настроить этот процесс в соответствии с законодательством РК.

 

Законные механизмы работы с ЭЦП: рекомендации от МЦРИАП

Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан (МЦРИАП) выделяет два основных подхода к использованию ЭЦП в Казахстане для физических и юридических лиц:

1. Оформление доверенности

Руководитель компании может официально передать полномочия сотруднику или внешнему подрядчику для подписания электронных документов. Для юридических лиц это оформляется внутренней доверенностью, для физических лиц или ИП — нотариально заверенным документом. Важно помнить, что передача ключа ЭЦП третьему лицу строго запрещена законом, и подпись должна оставаться персональной.

2. Личная подпись руководителя

В целях соблюдения персональной ответственности рекомендуется, чтобы руководители подписывали ключевые документы, такие как налоговая отчетность, своими ЭЦП. Это обеспечивает контроль за процессами и минимизирует юридические риски.

 

Однако для бизнеса часто требуется гибкость, и в этом случае поможет делегирование права подписи.

 

Делегирование полномочий: изменения в законодательстве

С 8 июня 2024 года в Закон об ЭЦП были внесены поправки, которые существенно упростили процесс делегирования права подписи при использовании ЭЦП в Казахстане.

Теперь руководитель может делегировать полномочия сотруднику или аутсорсинговой компании, не передавая свой ключ ЭЦП. Это позволяет эффективно распределить задачи и ускорить документооборот без нарушения законодательства.

 

Как работает делегирование?

Процесс делегирования максимально упрощен и осуществляется через личный кабинет Национального удостоверяющего центра (НУЦ) РК:

1. Руководитель компании заходит в личный кабинет НУЦ.
2. В разделе «Делегирование прав» выбирает нужного сотрудника.
3. Указывает его ИИН и назначает статус «Сотрудник с правом подписи».

 

Таким образом, сотрудник получает собственную ЭЦП, привязанную к его данным, но она действует от имени компании. Это позволяет подписывать налоговые декларации, договоры и выполнять другие операции без необходимости передачи ключа ЭЦП.

 

Преимущества делегирования:

• Законность: Этот механизм полностью соответствует требованиям законодательства РК.
• Безопасность: Ключ ЭЦП руководителя остается под его контролем.
• Удобство: Сотрудник или аутсорсер может работать независимо, что увеличивает оперативность.

 

Документальное оформление: защита от рисков

Для использования делегирования полномочий необходимо правильно оформить этот процесс на бумаге. Юридические эксперты рекомендуют оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или договору с аутсорсером. В таком соглашении должны быть прописаны:

• Полномочия сотрудника (например, право подписи налоговой отчетности).
• Ответственность сторон.
• Срок действия делегирования.

Такой подход защищает компанию от возможных юридических рисков и споров, а также позволяет подтвердить законность действий в случае проверок со стороны государственных органов.

Важно также правильно оформить документы при приёме сотрудников на работу, чтобы избежать нарушений трудового законодательства, которые могут повлиять на процессы, связанные с ЭЦП. Подробнее об этом вы можете узнать в нашей статье: Документы при приёме на работу в Казахстане: что нужно знать работодателю?

Преимущества правильного использования ЭЦП

Правильное использование ЭЦП предоставляет бизнесу ряд существенных преимуществ:

• Снижение рисков штрафов: Нарушение правил использования ЭЦП может привести к административным штрафам. Соблюдение законодательства минимизирует этот риск.
• Оптимизация процессов: Делегирование полномочий позволяет эффективно распределить задачи между сотрудниками, ускоряя процесс подписания документов.
• Контроль: Руководитель сохраняет ответственность за ключевые решения, в то время как сотрудники могут заниматься рутинными операциями.

Рекомендации для бизнеса

1. Не откладывайте настройку: Чем раньше вы настроите делегирование полномочий, тем быстрее сможете улучшить процессы внутри компании.
2. Проверьте ЭЦП сотрудников: Убедитесь, что каждый сотрудник использует ЭЦП, зарегистрированную на его имя, чтобы избежать нарушений.
3. Обратитесь к юристам: Для правильного оформления документов и минимизации юридических рисков лучше проконсультироваться с профессионалами.

ЭЦП — это мощный инструмент для ведения бизнеса в Казахстане. Однако важно соблюдать все нормы законодательства, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Делегирование полномочий с сохранением ключа ЭЦП позволяет обеспечить гибкость в управлении документооборотом и снизить риски.

Если вам нужно настроить процессы использования ЭЦП или оформить необходимые документы, наша юридическая компания поможет вам с этим.

 

Обеспечьте своему бизнесу правовую защиту и оперативность работы!

 

Хотите быть в курсе самых актуальных новостей бизнеса и изменений в законодательстве? Подписывайтесь на наш Telegram-канал и получайте важную информацию первыми!